Операционная карта отдела логистики ресторанного холдинга

Операционная карта отдела логистики ресторанного холдинга

Операционная карта по закупке холдинга

Функции

Процессы

Менеджер по логистике

Руководитель СЛ

Директор БЦ

Шеф-повар

Кладовщик

Бухкипера БЦ

Результат процесса

Централизованная закупка

1.Заказ продуктов.

-МЛ получает заявку( по установленной форме ) на закупку от дир. БЦ для согласования на электронный адрес (____________________) до 19.00 по рабочим дням.

- Директор БЦ ежедневно (понедельник –пятница)принимает заявки от кладовщика и шеф-повара на закупку товара.

- Директор БЦ определяет обоснованность заявки, сверяя заказ с текущим состоянием продуктов в системе «Магнат». При необходимости закупки директор БЦ заполняет карту по закупке установленного образца.

-Шеф-повар при необходимости закупки по установленному графику за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

-Кладовщик по рабочим дням при необходимости закупки за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

...
ор БЦ заполняет карту по закупке установленного образца.

-Шеф-повар при необходимости закупки по установленному графику за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

-Кладовщик по рабочим дням при необходимости закупки за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

- Утверждение порядка ответственности и последовательности взаимодействий между службой логистики УК и БЦ .

-Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом.

-Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и не согласованной закупки с службой логистики УК .

-Постоянный контроль за вводом накладных в систему «Магнат».

- Сокращение оборотных средств в БЦ и уменьшение сроков оборачиваемости товаров.

-Исключение закупки неликвидных товаров.

2.Согласование заказа на закупку.

- Получив заявку на заказ МЛ в течении 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ.

-При необходимости МЛ вносит изменения в заказ( о которых сообщает директору БЦ) .

- РСЛ ежедневно выборочно контролирует заказы на закупку из БЦ , все заказы на сумму свыше 20.000 руб. утверждает лично.

-Директор БЦ отправляет заявку на заказ по электронной почте МЛ в УК на адрес (____________) до 19.00 по рабочим дням.

-В течение 30 минут директор БЦ получает подтверждение на закупку от МЛ , при необходимости согласовывает заказ с МЛ по телефону _____________________________________________

-Доставка по заявке на закупку присланной до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения .

-Шеф-повар согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат»

-Кладовщик согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат»

3.Заказ товара у поставщика..

-После проверки и согласования заявки с БЦ МЛ производит заказ у поставщика через оператора, согласовывает его , определяет дату поставки и форму оплаты.

-Доставка по заявки на закупку присланные до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения .

4.Поставка товара

-Директор БЦ организует прием товара в БЦ лицами ответственными за этот процесс.(шеф-повар, кладовщик)

-Шеф-повар принимает товар на кухню от поставщика , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек.

-После приема товара шеф-повар передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

-Кладовщик принимает товар на бар от поставщика , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает её. К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек.

-После приема товара кладовщик передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

-Бухкиппер БЦ принимает от шеф- повара или кладовщика накладные на поставленный товар , счета фактуры, кассовые чеки , сертефикаты.Эти документы хранятся у бухкипера БЦ в отдельных папках.

-Бухкиппер БЦ вносит состав накладных в систему «Магнат» непозднее 12.00 следующего дня после поставки.

-Копия накладных пересылается МЛ в УК по электронной почте на адрес (__________) до 19.00 по рабочим дням.

-На товар который оплачивается по факту бухкиппер БЦ выписывает расходно - кассовый ордер и после этого производит выдачу денег из кассы.

Самостоятельная закупка при форс-мажорных обстоятельствах, закупка на банкет.

1.Заказ товара

1.МЛ получает заявку ( по форме№1,№2) на закупку от дир . БЦ для согласования на электронный адрес (___________) до 17.00 ежедневно.

электронной почте и по телефону В БЦ..

- РСЛ ежедневно выборочно контролирует заявки на самостоятельную закупку из БЦ , все заказы на сумму свыше 5.000 руб. утверждает лично.

1.Получает заявку на продукты от шеф-повара по форме №2 или кладовщика по форме №1.

2.Сверяет ее с текущим состоянием в системе «Магнат».

3.При необходимости произвести самостоятельную закупку посылает заявку на электронный адрес (____________) до 17.00 ежедневно МЛ в УК .

4. Получив подтверждение, согласованного количества продукта , от МЛ по электронной почте и по телефону производит закупку.

5.Если не возможно согласовать заказ по электронной почте, то заявка согласовывается по телефону МЛ(8-901-510-12-70)

1.При недопоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку,

непредвиденном расходе большего количества определенного продукта шеф-повар заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №2 и отдает ее на утверждение директору БЦ.

1.При недоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку,

непредвиденном расходе большего количества определенного продукта бармен заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №1 и отдает ее на утверждение директору БЦ.

1.Получает от директора БЦ накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3. Передает копии накладных МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

- Утверждение порядка ответственности последовательности взаимодействий между службой логистики УК и БЦ .

-Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом.

- -Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и не согласованной закупки с службой логистики УК .

-Постоянный контроль за вводом накладных в систему «Магнат».

- Сокращение оборотных средств в БЦ и уменьшение сроков оборачиваемости товаров.

-Исключение закупки неликвидных товаров.

2.МЛ в течение 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ.

3.После согласования заявки МЛ подтверждает заказа по электронной почте и по телефону В БЦ..

4.Если не возможно согласовать заказ по электронной почте то заявка согласовывается по телефону с МЛ (___________).

2.Закупка и приходывание товара .

-МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения до 14.00. контролирует введение накладных в систему «Магнат» по каждому БЦ - После проверки данных МЛ письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30 РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки.

-Директор БЦ назначает ответственного за самостоятельную закупку или производит ее сам .

-.Директор БЦ не позднее 11.00 следующего дня после закупки отдает бухкипперу накладные , счета и чеки на товар для введения их в систему «Магнат»

-Шеф-повар принимает товар на кухню от директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек.

-После приема товара шеф-повар передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

-Кладовщик принимает товар на бар от директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек.

-После приема товара кладовщик передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

1.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3. Передает копии накладных МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

Ежедневная закупка в БЦ на 500 рублей.

Порядок закупки.

-Директор БЦ назначает ответственное лицо за ежедневную закупку (зам. директора БЦ, администратор смены)

-Директор БЦ выдает накладную № 3 для закупки и определяет количество закупаемого товара с шеф-поваром..

-Шеф- повар подает заявку директор БЦ на ежедневную закупку.

-Бухкиппер БЦ выдает ответственному лицу (зам.директора БЦ, администратор смены)

500 рублей на ежедневную закупку

- Утверждение порядка ответственности и последовательности взаимодействий между службой логистики УК и БЦ .

- Закупка только утвержденных позиций на сумму не более 500 руб.

- контроль ввода накладных в систему «Магнат».

Порядок приема и приходывания товара.

-МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения до 14.00. контролирует введение накладных в систему«Магнат» по каждому БЦ -После проверки данных МЛ письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30 РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки.

-Директор БЦ расписывается в накладной на самостоятельную закупку и передает ее для приходывния бухкипперу БЦ не позднее 11.00 следующего дня.

-Шеф-повар принимает товар от зам.директора БЦ или администратор смены по накладной на ежедневную закупку и передает ее Директору БЦ.

-.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку накладную на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3. Передает копии накладных МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

Еще статьи