Почему вашему ресторану нужна автоматизированная система управления? (АСУ)

Почему вашему ресторану нужна автоматизированная система управления? (АСУ)

Прошло не так много времени (с середины 90-х годов прошлого столетия) с тех пор, как в нашу жизнь буквально ворвалась массовая автоматизация управления предприятиями, в том числе, ресторанно-развлекательными. Поначалу она осуществлялась большей частью как дань моде «чтобы было не хуже, чем за бугром, а тем более – чем у соседа». Однако осознание необходимости автоматизации среди рестораторов постепенно и всё усиливающееся нарастало. Почему? А заставляла жизнь и практика. В этой теме можно выделить ряд определяющих факторов и вызываемых ими последствий. Здесь остановимся на трёх основных.

Первый. Весьма существенно на этот процесс повлияло нарастание конкуренции. Наши научно-практические исследования показали следующее. В Советском Союзе существовала норма обеспеченности населения посадочными местами общепита – на тысячу человек полагалось 40 посадочных мест. В целях анализа конкуренции можно использовать эту норму (другой просто нет), и принять её значение за 100%. Если в данной местности реальное значение показателя не достигло 50%, то по сути конкуренции ещё нет. Нет необходимости в затратах на автоматизацию управления, на организацию полноценных учета и маркетинга. Гости придут в любом случае (им просто некуда деваться), а владелец бизнеса даже при весьма заметных злоупотреблениях персонала получит удовлетворительную прибыль.

При значениях показателя в пределах 50-70% убытки от злоупотреблений персонала, от неправильного планирования, от некачественного обслуживания...

от неправильного планирования, от некачественного обслуживания гостей и т.д. уже начинают угрожать устойчивости бизнеса. У потенциальных гостей появляется возможность выбора и необходимо начинать грамотное управление затратами. Вот тут уже без автоматизации управления, пусть простейшей, не обойтись. Если же значение рассматриваемого показателя превышает 70%, то возникает необходимость бороться за каждого гостя. А это уже серьёзные системы обеспечения и поддержки их лояльности. Эффективная работа таких систем вне автоматизированной системы невозможна в принципе.

Второй. Управление является процессом сугубо информационным. Образно говоря, «сырьём» для механизма управления является информация о том, чего хочется, о том, что для получения этого имеется в распоряжении, о том, как может повлиять на достижение желаемого внешнее окружение и т.д. Конечной же «продукцией» этого механизма является командная информация для исполнителей, выраженная в распоряжениях, командах, инструкциях, приказах и т.п. Нужно чётко определить каждому, в том числе и себе, где и что взять, что с этим сделать и с каким качеством, с кем и как взаимодействовать в этом процессе, каков должен быть конечный результат каждого действия и, наконец, что каждый будет с этого иметь. Чем больше информации «крутится» в системе управления и чем быстрее она изменяется, тем труднее разумно и эффективно управлять.

Простейший пример. Пусть имеем тракторный завод. В даже крупный ресторан в сравнении с ним карлик на фоне гиганта. Тем не менее, эффективно управлять тракторным заводом заметно проще, чем рестораном. На тракторном же заводе объём влияющей информации и скорости её изменения гораздо меньше. Если завод производит и продает несколько сот тракторов в год, то ресторан отпускает несколько сот блюд в день. При этом количество компонентов для трактора вполне сопоставимо с количеством компонентов для качественного, например, борща. Каждый компонент требует закупки, учета, контроля, анализа. К тому же борщ должен получаться стабильно вкусным, иначе ресторан постепенно покинут гости. Высокой скоростью бизнес-процессов обусловлена высокая скорость оборачиваемости денег. А это важнейшая информация, влияющая на эффективность управления. Эти рассуждения можно продолжать, но уже из сказанного следует, что для эффективного управления рестораном необходим мощнейший инструмент для обработки информации. Мозг человека в принципе не может справиться с такими объёмами. Таковым инструментом как раз и является автоматизированная система управления рестораном.

Третий. Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторанно-развлекательного предприятия, является персонал, весь персонал. А это одно из направлений управленческой деятельности в бизнесе. Однако в настоящее время практически повсеместно наблюдаются слабые знания и навыки реальной работы менеджмента в области управления персоналом. Более того, даже само это понятие часто смешивают или путают с операционным управлением бизнес-процессами. Но это вещи совершенно разные с разными задачами, разными методами и средствами их решения, хотя и тесно переплетаются в реальной деятельности. Несомненно, в управлении бизнес-процессами приказы, команды, распоряжения и т.п. отдаются людям и выполняются людьми. Но у них цель обеспечить эффективное протекание самих процессов. Управление же персоналом направлено на решение двуединой задачи. Первая заключается в формировании у персонала клиенто-ориентированного подхода к выполнению своих обязанностей во всем, даже в мелочах. Вторая — в формировании лояльного отношения к предприятию и его руководству.

В основу решения задачи ставятся системы мотивации и стимулирования, выстроенные на объективной основе. А последнее значит, что применение «пряников» должно строго и на 99% зависеть от вклада каждого в доходность предприятия. Не более 1% можно оставить на субъективное мнение и субъективные предпочтения руководителя. В противном случае меры мотивации и стимулирования перестают эффективно работать и превращаются в неоправданные затраты. Такое решение возможно только на основе постоянного и скрупулёзного анализа множества объективных показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия с привязкой к персоналиям. Мало-мальски грамотному управленцу очевидно, что такую информацию можно получить только в системе управленческого учёта и контроля, основанной на АСУ.

Ну и говоря о персонале ресторанно-развлекательных предприятий нельзя не затронуть составляющую предотвращения злоупотреблений. Именно предотвращение, поскольку выявление уже совершённых злоупотреблений и наказание виновных всегда и во всём себе дороже. В свою очередь, основой для предотвращения злоупотреблений является сформированная убеждённость персонала в том, что всё под контролем. По исследованиям психологов известно, что примерно 3-5% людей патологические воры. Около 10% не украдут никогда ничего и ни при каких обстоятельствах. Все же остальные подвержены соблазну и видя, что что-то материально ценное «плохо лежит», со временем попробуют присвоить это. Если получится первый раз, то дальше, как говорится, «процесс» пойдёт. Поэтому персоналу постоянно разными способами нужно показывать, что «хозяйский глаз» не дремлет и присутствует везде. Для это, к примеру, ни одна крупинка, от момента попадания на вход предприятия и до момента продажи гостям в составе блюда, ни на мгновение не должна оставаться без документально оформленного ответственного. Таким образом, предотвращение злоупотреблений персонала является одной из основных управленческих задач, решаемых исключительно через эффективный полноценный управленческий учёт и контроль. А он, в свою очередь, невозможен без АСУ.

Изложенное далеко не полностью характеризует затрагиваемую проблему. Но проанализированные факторы являются всеобщими и наиболее существенными. Хотелось бы увидеть дополнения и расширения от читателей, наработанных их практикой.

Еще статьи