Прозрачный бизнес: утопия или реальность?

Прозрачный бизнес: утопия или реальность?

Современному управленцу в сфере HoReCa приходится ежедневно решать огромное количество задач по управлению финансовой, операционной и инвестиционной деятельностью своей компании. Своевременность и правильность принятия управленческих решений зависит от возможности оперативно получать объективную и достоверную информацию обо всех процессах, которые происходят в ресторане. Предприятие питания – сложный бизнес-объект, многофункциональный бизнес-центр (далее – БЦ), который отличается многообразием сложных бизнес-процессов управления закупочно-логистической деятельностью, производством, маркетингом, продажами, финансами и т. п. Современные принципы формирования системы управления и контроля сбалансированных финансовых показателей работы ресторана находят все более новые и совершенные формы реализации в ресторанных автоматизированных системах управления.

Сегодня управляющему или собственнику ресторана уже не нужно проводить долгие часы, проверяя корректность внесения первичной документации, анализируя товарно-транспортные накладные на продукты, сравнивая цены поставщиков. Уже давно нет необходимости вечерами напряженно вглядываться в камеру видеонаблюдения, чтобы поймать за руку проштрафившегося работника. Уже нет смысла в многочасовых рутинных инвентаризациях. Теперь контроль над бизнесом осуществляют мощные и современные компьютерные системы, предоставляющие возможность комплексного управления финансовыми, материальными и человеческими ресурсами предприятия....

рсами предприятия. Тщательно выбрав подходящую для потребностей вашего бизнеса конфигурацию такого решения, вы сможете знать о вашем ресторане в буквальном смысле слова все, причем в режиме реального времени.

Попробуем поразмышлять, что же требуется для того, чтобы быстро и эффективно контролировать все бизнес-процессы в ресторане, принимать вдумчивые управленческие решения, обеспечивать настоящую прозрачность бизнеса. Ниже мы рассмотрим девять основных задач системы управленческого учета и финансового контроля в ресторане.

Оперативный контроль и управление деятельностью ресторана в режиме реального времени

Сегодня управленца уже не может устроить получение информации о текущих финансовых показателях предприятия, таких как выручка заведения, отчет о прибылях и убытках, фактические показатели движения денежных средств и т. п. спустя сутки после осуществления транзакций. Новые программные продукты предоставляют возможность видеть реальный управленческий баланс предприятия спустя 3–5 секунд после осуществления, например списания продуктов со склада или внесения официантом платы за ужин гостя. Такая скорость обеспечивается за счет современных технологических платформ, позволяющих объединить все бизнес-процессы в едином информационном пространстве. Кроме того, современные продукты позволяют подключаться к бэк-офису системы в режиме онлайн через Интернет из любой точки земного шара.

1.   Минимизация возможностей злоупотребления со стороны персонала

Современные ресторанные АСУ позволяют практически исключить не только технические ошибки персонала в работе с первичной документацией, но и злонамеренные действия сотрудников. Это достигается за счет перекрытия большинства каналов для злоупотреблений персонала, повышения скорости получения управленческой информации, оптимизации бизнес-процессов. Интегрированные в программное решение системы видеоконтроля дают возможность связать видеозапись с конкретными событиями в системе, позволяя управляющему быстро найти нужный фрагмент по названию операции, имени сотрудника, номеру чека и другим подобным признакам. Таким образом, ресторанные АСУ выполняют теперь некую «воспитующую функцию», напоминая персоналу, что кроме тотального автоматизированного контроля над всеми процессами перемещения сырья, полуфабрикатов, готовых блюд и денежных средств, за ними еще и присматривают через объективы камер.

2.   Снижение постоянных управленческих издержек

Данная задача может быть решена не только в отдельном ресторане, но и в ресторанном холдинге, управляющем группой ресторанов. Данный эффект обусловлен тем, что интегрированная система управления существенно сокращает внутренние потери: например, автоматически планируя и контролируя складские запасы, мы снижаем затраты на продукты, а управляя взаимоотношениями с поставщиками – закупочные цены, что позволяет уменьшить себестоимость блюд. Автоматически учитывая рабочее время и планируя количество контактного персонала в соответствии с показателями по загрузке зала, мы без потери качества обслуживания снижаем затраты на фонд оплаты труда. Максимально снижая ручной труд и автоматизируя рутинные операции, уменьшаем количество персонала в офисе и оптимизируем соотношение полезной площади и площади служебных помещений. И это далеко не полный список возможностей такой системы.

3.   Проведение сравнительного анализа экономических показателей с целью оценки выполнения плановых показателей

При наличии в системе АСУ гибкого и многоуровневого конструктора отчетов появляется возможность получать информацию в удобной форме – вы сами выбираете нужный срез и критерии для анализа. Такая возможность должна реализовываться как для текущего состояния бизнеса (складывающегося на данный момент), так и за абсолютный период (от даты до даты), а также за относительный период (например, за прошедшую неделю независимо от даты ее начала). Во всех этих режимах наблюдаются величины и анализируются тенденции изменения любых финансовых и не финансовых показателей, характеризующих деятельность ресторана.

4.   Повышение оборачиваемости денежных средств

Снижение оборачиваемости денежных средств часто возникает при отсутствии оперативной информации о наличии остатков тех или иных продуктов, напитков или ТМЦ. Современные АСУ позволяют устанавливать максимальный и минимальный уровень складских запасов по группам и номенклатурам продуктов, товаров, материалов, а затем автоматически контролировать их и вовремя указывать соответствующему сотруднику на необходимость их пополнения. Это предоставляет возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства, а также избежать порчи продуктов и, напротив, не допустить отсутствия необходимых товаров на складе.

5.   Ведение полноценного управленческого анализа

Управление расходами – краеугольный камень управленческого учета и основа повышения операционной прибыли ресторана. Постатейное структурирование переменных и постоянных расходов, автоматически учитываемых в АСУ, позволяет управляющему ресторана знать, на что он может потратить оборотные средства ресторана, а на что – нет. Реализация данной задачи позволяет предотвращать кассовые разрывы в ресторане, которые традиционно приходится закрывать владельцу заведения.

6.   Проведение маркетинговых исследований и контроль над реализацией программ стимулирования лояльности гостей

Новые системы управления рестораном позволяют контролировать ряд маркетинговых параметров в сравнении с финансовыми результатами, в том числе:

• проходимость заведения и количество чеков за период (показатель, обеспечивающий проведение статистических исследований и определение уровня оборачиваемости столов, роста среднего чека, нормы выручки на гостя и др.);

• количество постоянных гостей с раскладкой по установленным в ресторане группам номиналов карт гостя (показатель, позволяющий оценивать функционирование системы поддержки лояльности гостей и эффективность работы метрдотеля, гостевого менеджера, администратора, ответственного за персональную работу с ними);

• величину среднего счета на заказ (дает возможность персонифицировано определить эффективность работы официанта);

• величину среднего чека (позволяет оценить целевую аудиторию гостей ресторана по уровню доходов, степени лояльности к заведению, степени восприимчивости к акциям и эвент-менеджменту ресторана).

7.   Оперативное реагирование на возникающие срочные проблемы в ресторане

В случае возникновения внештатной финансовой или любой другой ситуации грамотно настроенная АСУ ресторана позволит оперативно принять правильное решение, базируясь на полных, достоверных и актуальных данных, где бы вы ни находились в данный момент.

8.   Обеспечение прозрачности процессов управления сетью ресторанов

Новые ресторанные системы управления позволяют, по сути, «стереть» территориальную удаленность отдельных ресторанов сети друг от друга. Централизованное управление сетью может быть не менее быстрым, прозрачным и легким, чем управление одним рестораном.

9.   Контроль системы мотивации персонала и ее постоянное совершенствование

Официанты, повара и управленческий персонал ресторана часто имеют разные схемы материальной мотивации, привязанные к конкретным результатам их труда. Управлять этими процессами «вручную», особенно в большом ресторане, практически невозможно.

Обеспечение эффективности схем мотивации возможно только при наличии единой автоматизированной системы, отслеживающей результаты деятельности персонала ресторана. При этом важно, чтобы каждый сотрудник, например официант, видел результаты своего труда в материальном выражении не в конце месяца, а как минимум ежедневно. Согласитесь, что периодически наблюдая за увеличением своего «благосостояния», работать становится легко и приятно. К тому же автоматическое начисление премий и штрафов и оперативное отражение этой информации в персональном отчете, который видит сотрудник при авторизации в системе, позволяет вовремя «разрулить» все проблемы и разногласия, что положительно влияет на атмосферу в коллективе.


Источник: книга "Как привлечь гостей в ресторан", авторы Сокирянский Ф.Л., Лазерсон И.И.


Еще статьи