Сборник нормативных документов для технолога и зав. производсвом - страница 30

Сборник нормативных документов для технолога и зав. производсвом

«Пышка-Эксклюзив» с применением автоматизированной системы учета производства «Shouse» и программы «Супермаг». Данные системы являются рекомендуемыми, так как применены в практике, обеспечили более удобную работу предприятия. 3  Рекомендации по организации бухгалтерского учета на предприятии по производству и реализации кондитерской и мучной продукции Содержание Введение ........................................................................................................................ 1. Технология обслуживания покупателей......................................................................... 2. Организация работы системы........................................................................................ 2.1 Структура справочника корреспондентов .................................................................... 2.2 Особенности работы с документами ............................................................................. 2.3 Формирование справочника категории расхода блюд ................................................. 2.4 Формирование справочника «Единиц измерения» ....................................................... 3. Основные этапы производственного процесса в документальном разрезе ................ 3.1 Формирование меню..................................................................................................... . 3.2 Создание калькуляционных карт блюд......................................................................... 3.3 Формирование з...

аявки на закупку продуктов ............................................................... 3.4 Приход продуктов от поставщика................................................................................. 3.5 Работа с поставщиками .................................................................................................. 3.6 Передача продуктов в производство .............................................................................. 3.7 Передача готовой продукции с производства в торговый зал ..................................... 3.8 Создание Расходной накладной на основании продаж .................................................. 3.9 Списание брака .............................................................................................................. 3.10 Организация питания сотрудников .................................................................... 3.11 Возврат продуктов поставщику ......................................................................... 3.12 Инвентаризация ................................................................................................ 3.13 Обмен данными между 1С:бухгалтерияи Shouse ........................................... 4. Средства контроля работы сотрудников ..................................................................... 4 I 52 Введение Организация правильного бухгалтерского учета на предприятии по производству кондитерской и мучной продукции - основной элемент управления, контроля и анализа на таком предприятии. Наиболее эффективным будет организация именно количественного учета сырья и продукции. Это значит, что можно будет четко отслеживать, какое количество произведено готовой продукции, сколько ее реализовано, какое количество сырья при этом использовано и какие остатки сырья, готовой продукции на складе и во всех других местах хранения предприятия. Следует отметить то, что при этом, учитывая сложности калькуляции кондитерской продукции, множество видов компонентов, используемых в производстве, объемы производства и реализации, организовать количественный учет будет возможно только с помощью его автоматизации. Т.е. нужно заранее продумать, какую бухгалтерскую программу можно внедрить. Любая программа требует «доработок», настроек, учитывая все особенности предприятия, огромной работы персонала, т.е. сама программа не может работать самостоятельно, организовать и вести учет. Здесь очень важна грамотная и отлаженная работа бухгалтера или того, кто работает в этой программе. Одним из распространенных решений - использование «1C Производство. Услуги. Бухгалтерия». Но не всегда использование этой программы позволяет в полной мере решить все проблемы производства. Есть еще одно решение - программа по учету производства СМ Комплекс. Во многом она схожа с 1C. В ней больше возможностей, она более «гибкая». Однако, исходя из опыта одного из подобных нам предприятий, я бы отметила, что в ней не решена проблема организации реализации продукции (выписка необходимых документов, не всегда это происходит быстро, качественно), т.е. не все в ней продумано. Учет производства удобен, а вот отпуск покупателям, если говорить о хороших оптовых продажах, будет «тормозить» работу. Возможно применение программы «SHouse» для организации складского учета производства не единственное решение данного вопроса, но работа с ней, на мой взгляд, может дать все необходимое. В ней очень удобно вести калькуляцию с применением замен. Можно создавать разнообразные справочники по меню, дополнительным блюдам, местам хранения и реализации, контрагентам, видам реализации и т.д. Списание сырья происходит на основании реализации продукции, соответственно их калькуляциям. Что касается реализации, конечно надо будет еще посоветоваться с программистами Фирмы «ТОР», которые устанавливали и помогали нам внедрять эту программу, но скорее всего возможно применение программы Супермаг или R-Кеерег. Супермаг - это программа для супермагов и магазинов. Это удобная программа для обслуживания покупателей, позволяет очень быстро организовать продажу по штрихкодам, сканируя их с этикеток, распечатанных на весах с печатающим устройством. Программисты настроили ее и для оптовых продаж с выпиской расходных накладных, удостоверений качества, счетов и счетов-фактур. При этом расходная накладная заводится в программе вручную, либо также возможен набор необходимой продукции в накладную автоматически при помощи сканера. R-Keeper - программа для ресторанов и кафе. Поэтому для производственного предприятия она вряд ли подойдет, хотя может быть выпущены какие-то новые версии для оптовых продаж. Важным вопросом является выбор системы налогообложения. Если объемы реализации будут не более 20 млн. руб. в год, можно применять УСНО (доходы минус расходы). Но скорее всего придется применять общепринятую систему, т.к. не всех покупателей устраивает приобретение товара «без НДС». 53 Далее привожу примерный документооборот и технологию работы для предприятия с применением программы по учету производства «SHouse» и Супермаг для реализации. 1 Технология обслуживания покупателей 1. Оператор стола заказов ежедневно принимает заявки от Клиентов по телефону, факсу или письменным заявкам и вводит их в систему в виде счетов 2. По мере отпуска товаров покупателю оператор формирует расходные накладные путем копирования из счета. Накладные распечатываются в 2-х экземплярах, за подписью обеих сторон. 3. Покупателю передается расходная накладная, счет-фактура и качественное удостоверение. 4. При наличном расчете Покупателю также выдается кассовый чек. 2 Организация работы системы для предприятия с организационной структурой — одно юридическое лицо 2.1 Структура справочника корреспондентов Структура справочника корреспондентов включает в себя информацию по : 1) Складам 2) Юридическим лицам 3) Физическим лицам 4) Специальным корреспондентам Структура складов и мест хранений строится следующим образом. Создается подгруппа склада и соответственные места хранения (подотчетные подразделения предприятия): Склад Производство (производственные цеха) Реализация (экспедиция) Торговый зал В группу корреспондентов «Юридические лица» наряду с поставщиками и получателями должны включить физические лица, осуществляющие поставку продуктов предприятию. К группе корреспондентов «Физические лица» относятся: - Все лица, несущие материальную ответственность на предприятии (МОЛ) - Все сотрудники, питающиеся на данном предприятии В группе корреспондентов «Специальные корреспонденты» определяются логические поставщики и получатели продуктов - Реализация через кассу (если будет розничная продажа) - Оптовые покупатели - представительские расходы - Реализация по кредитным картам - Списание порчи и боя - Питание персонала Справочники корреспондентов заводятся обязательно в SHouse, затем экспортируется в 1C. 2.2 Особенности работы с документами Для введения хозяйственных операций в системе можно пользоваться следующими документами: Приходная накладная - приход продуктов на производство Документ о внутреннем перемещении 54 - передача продуктов с одного места хранения на другое Расходная накладная - списание продуктов на основе документов о расходе блюд - возврат продуктов поставщику Комплектация - передача готовых изделий и п/ф с одного места хранения на другое Сличительная ведомость - проведение инвентаризаций Списание товара -списание брака -прочее списание Номер документа в системе присваивается автоматически. Если возникает необходимость фиксировать номер вводимого документа, например, приходной накладной, то можно указать в поле «примечание». 2.3 Формирование справочника категории расхода блюд Формирование справочника категории расхода блюд происходит в менеджерской части системы. Расход блюд может включать такие компоненты как неплательщики, представительские расходы, оплата за безналичный расчет, кредитные карточки и др. Также необходимо определить какие могут возникнуть причины удаления расхода блюд в кассовой части системы и задать варианты списания продуктов для каждой причины в менеджерской части системы. Например: Причина «отказ покупателя» - не списывать продукты. Причина «представительские» - списывать продукты. Вариант списания продуктов задается в зависимости от того, действительно ли в данном случае продукты истрачены или нет. 2.4 Формирование справочника «Единиц измерения» Обычно единицы измерения разбивают на три основные группы: Штучные (шт, порц.) Объемные (л, мл) Весовые (кг, г) В каждой группе задается базовая единица измерения, которая входит в перечень единиц измерения любого товара (является обязательной) и через которую осуществляется связь между ед. измерений в группе. Для каждого продукта определяют перечень единиц измерений, включающий в себя единицы: - для прихода товара (виды фасовок) - для отчетов (универсальные - кг, л) - для калькуляции (универсальные - кг, л) - 3. Основные этапы производственного процесса в документальном разрезе 3.1. Формирование меню Первым этапом создается ассортиментные перечень, который утверждается Директором. Ввод в систему осуществляется Бухгалтером. Загрузка ассортиментного перечня в кассовые терминалы происходит автоматически при его заведении в менеджерской части системы Супермаг. При обновлении ассортиментного перечня (изменении цен или вводе нового товара) Бухгалтер делает выгрузку справочника товаров в складскую программу SHouse. 3.2. Создание калькуляционных карт блюд Разработанные Зав.производством и технологом калькуляционные карты блюд 55 передаются Бухгалтеру. Бухгалтер - создает калькуляционные карты блюд в системе SHouse - распечатывает их для утверждения директором предприятия и передает на производство. 3.3 Формирование заявки на закупку продуктов Организация снабжения должна производиться в плановом порядке. Для этого необходимо создать заявку на закуп продуктов. Формирование заявки происходит с помощью отчета «Заявка на закуп товара». Ответственным за расчет заявок на закуп продуктов является Зав.складом. После формирования в системе заявка распечатывается, визируется Бригадиром Торгового зала (Администратором) и Зав.производством, затем передается для исполнения в отдел снабжения. 3.4 Приход продуктов от поставщиков Первичными документами, на основании которых производится ввод данных в систему, являются счет-фактура и накладная поставщика или закупочный акт. Исходным документом, формируемым в системе по этой операции является приходная накладная. Право доступа к функциям ввода в систему приходной накладной предоставлено Оператору склада. При поступлении товара Оператор формирует приходную накладную в программе. В конце рабочего дня Зав. Складом формирует товарный отчет за день и передает на проверку Бухгалтеру. Зав. Складом: - принимает продукты с проверкой по количеству и качеству (также срокам хранения). В приемке товаров, если это может потребоваться, также участвует Директор, Зав.производством, Администратор Торгового зала. - подписывает накладную поставщика по факту приемки. Накладная подписывается обеими сторонами (сдал-принял) на всех экземплярах накладной - передает приходную накладную от поставщика оператору, для ввода ее в систему. - формирует товарный отчет за день и передает его Бухгалтеру для проверки. Оператор: - заводит в системе приходные накладные, где получатель Склад - заводит накладные по перемещению продуктов со склада в Производство - заводит новые карточки продукта, устанавливает единицы измерения - распечатывает шапки товарных отчетов за день по подразделениям Если продукты закуплены подотчетным лицом, то приход в системе осуществляется по той же схеме, что и от поставщиков. Т.е. в поле «поставщик» выбираем контрагента из справочника юр. Лиц (это может быть и физ. Лицо, у которого произведен закуп продуктов по закупочному акту, но не подотчетное лицо). Гл. бухгалтер 3.5 Работа с поставщиками - заводит прейскуранты поставщиков в системе SHouse и осуществляет контроль цен по продуктам - вводит в систему платежи поставщикам - ведет взаиморасчеты с поставщиками - распечатывает отчеты о производственных платежах и текущей задолженности 3.6 Передача продуктов на производство Передача продуктов на производство производится на основании накладной, которая 56 вносится потом оператором в систему и является основанием для расхода Склада. За формирование необходимого запаса продуктов на производстве ответственным лицом является Зав. Производством. Зав.складом: - отпускает полученные от поставщика продукты на производство по накладной - подписанные документы о внутреннем перемещении продуктов входят в товарный отчет за день по Складу. Зав.производством: - подписывает документы о внутреннем перемещении - подписанные документы о внутреннем перемещении продуктов входят в товарный отчет за день по Производству 3.7 Передача из производства в торговый зал готовой продукции Перемещение готовой продукции и п/ф с производства проводят по заборным листам. Отпуск в Торговый зал осуществляет Зав.производством на основании заявки от Администратора Торгового зала. Зав.производством: - отпускает продукцию цехов в торговый зал по заборному листу (за подписью Бригадиров) - заборные листы подшиваются в товарный отчет за день Администратор Торгового зала: - составляет в течении дня заявки для Производства на готовую продукцию - получает готовую продукцию от Зав.производством и расписывается в заборном листе - заборный лист подшивает в товарный отчет 3.8 Создание расходной накладной на основании продаж Документы о расходе блюд формируются автоматически на основании данных о реализации блюд через кассовую часть системы. Ответственный по данной операции Гл. бухгалтер. После успешной выгрузки документов расхода начинается работа с этими документами. Гл. Бухгалтер: - проставляет корреспондентов, категорию расходов - делает предполагаемый расход продуктов. Если предполагаемый остаток после расхода отрицателен, то запись красного цвета. Если списать продукты, не обращая внимания на красные записи, то остаток продуктов станет отрицательным, и дальнейший приход этого продукта будет невозможен. - выясняет причину красных остатков и устраняет ее Возможные причины красных остатков: - не введены приходные накладные - не проведены накладные на внутреннее перемещение со склада на кухню - использованы взаимозаменяемые продукты и прочее - махинации МОЛ - операция к документу расхода блюд не задается - после устранения ошибок выбирает пункт всплывающего меню «Списать продукты» - открывает автоматически сформированную в системе расходную накладную на продукты, указанные в калькуляционных картах, проставляет корреспондентов - привязывает операцию и активизирует расходную накладную - для контроля формирует и просматривает ведомость остатков Внимание! После экспортирования журнала проводок в 1C строго запрещено создание, редактирование и удаление документов, участвовавших в проводках, т.к. это приведет к 57 расхождению данных в системе SHouse и 1C. 3.9 Списание брака Исходным документом, формируемым в системе по данной операции, является документ на списание товара, который является документом внутреннего пользования. Рабочими документами, на основании которых производится эта операция, являются: -акт комиссии на списание брака Право доступа к функции формирования накладной на брак предоставляется Оператору. В списании продуктов участвуют: - директор - зав. производством - материально-ответственные лица (в зависимости от мест хранения списываемого продукта) Зав.прошводством и Администратор Торгового зала: - еженедельно отслеживает продукты, подлежащие возврату поставщикам или списанию на брак - оформляют докладные по продуктам по факту обнаружения непригодности продуктов - составляют и подписывают акт комиссии на списание продуктов и отдают на подпись Директору. 3.10 Организация питания персонала Для отражения операций по питанию персонала можно применить следующую схему работы (с составлением калькуляций и без удержания из з/п): Зав.производством: - для питания сотрудников составляется меню на каждый день - на кухне заводится журнал питания персонала, где каждый день прописывается меню и каждый работник расписывается в списке за питание. Каждый понедельник Зав. производством передает Бухгалтеру распечатку меню за каждый день недели с количеством отпущенных порций. Оператор: - создать блюда с калькуляционными картами в Дополнительных блюдах - в поле «документы» выбрать доп. Расход блюд - документы заводятся на каждый день питания отдельно (правильно укажите дату документа!) - в поле «тип» нового документа выбрать из справочника «питание персонала» завести списком блюда за каждый день и проставить количество. Сохранить документ, распечатать в 2-х экз. - один остается у бухгалтера и подшивается в папку питание персонала, другой - передается на кухню для составления товарного отчета. Аналогично питанию персонала списываются и проработки новых блюд (выбрать тип документа - проработка). 3.11 Возврат продуктов поставщиками По данной операции исходным документом может быть документ «возврат товара», сформированный в системе. Право доступа для создания возвратной накладной предоставляется Оператору. Ответственным лицом по возврату продуктов является Зав.складом. При возврате продуктов поставщику участвуют: Бухгалтер Зав.складом Зав.производством Зав.складом/Зав.производством: 58 - Оформляет докладную записку по некачественным продуктам - подписывает докладную на возврат Директором и передает ее Бухгалтеру для ввода в си систему. Оператор: - формирует в системе документ возврата продуктов, согласно с условием договоров с поставщиками, распечатывает в 2-х экз. и подписывает поставщиком - после подписания документов возврата обеими сторонами передает расходную накладную Зав.складом/Зав.производством, где документ подшивается в товарный отчет. Зав,производством: - ежедневно отслеживает продукты, подлежащие возврату поставщику или списание брака на основании докладных от МОЛ и визирует по своему усмотрению к возврату поставщику или к списанию брака. 3.12 Инвентаризация Проведение инвентаризации регламентируются приказом руководителя, в котором конкретизируются: - дата проведения инвентаризации - время начала проведения инвентаризации - время открытия предприятия после инвентаризации - состав инвентаризационной комиссии Исходными документами, сформированными в системе по данной операции, являются - бланк инвентаризаций - сличительная ведомость Право доступа к формированию, активизированию и редактированию сличительной ведомости предоставлено следующим пользователям: Бухгалтер: -
Страницы: Пред. | 1 | ... | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | ... | 40 | След.

Еще статьи