Стандарты управляющей компании сети ресторанов или ресторанного холдинга. Сборник ЦТОП - страница 10

Стандарты управляющей компании сети ресторанов или ресторанного холдинга. Сборник ЦТОП

5.1.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.1.5. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел Компании, имеет определенный индекс, состоящий из обозначения подразделения и номера дела. 

5.1.6. Возникшие в течение года дела, не предусмотренные номенклатурой, с разрешения руководителя подразделения дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с очередным порядковым номером.
Дела с документами по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими, и их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с теми же номерами.

5.2. Формирование и оперативное хранение дел 

5.2.1. Формирование дел - это группировка не находящихся в текущей работе документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 

5.2.2. Формированием дел занимаются исполнители документов или лица, ответственные за
документооборот в подразделении.

5.2.3. Контроль за правильным формированием дел в Компании осуществляют руководители структурных подразделений. 

5.2.4. Дела в подразделениях заводятся, как правило, в начале календарного года.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:...

.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

  • документы постоянного и временного хранения группируются в дела раздельно;
  • в дела группируются док ументы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;
  • в дела гр уп пир ую тся док умен ты одного делопроизводс твенн ого года, за исключением переходящих дел;
  • в дела помещаются только исполненные и правильно оформленные документы с наличием необходимых подписей, дат, номеров, отметок об исполнении и т.д.;
  • док умен ты в деле расп олага ются в хрон ологи ческ ом п орядке (п о да те регистрации док умента, по н умерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов;
  • в дело помещается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включение в дело документов, подлежащих возврату ответственному исполнителю, черновиков, вариантов, незаверенных копий.

Сформированное дело не должно превышать 250 листов. Если дело превышает установленные нормы, документы, относящиеся к данному делу, следует помещать в несколько томов (папок, частей) под одним и тем же индексом. 

5.2.6. Номер дела, в которое подшивается документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

5.2.7. Распорядительные документы группируются в дела отдельно по видам (приказы, распоряжения) и номерам. Если уставы, положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, то они группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа - их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы, располагаются в соответствующих делах по номерам раздельно по каждому виду заседаний, совещаний, собраний. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 

Страницы: Пред. | 1 | ... | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ... | 128 | След.

Еще статьи