Стандарты управляющей компании сети ресторанов или ресторанного холдинга. Сборник ЦТОП - страница 11

Стандарты управляющей компании сети ресторанов или ресторанного холдинга. Сборник ЦТОП

5.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, и т.п. группируются отдельно от их проектов. Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.
Например, отчет за 2011 год, составленный в 2012 году, должен быть отнесен к 2011 году;
план на 2012 год, составленный в 2011 году, должен быть отнесен к 2012 году.

5.2.9. Переписка группируется за период календарного года, документ-ответ помещается за док ументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года. 

5.2.10. Руководитель подразделения и лица, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за правильность формирования и сохранность дел и документов.

5.2.11. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся в делах по месту их формирования. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, год, к котором у относятся документы, а также заголовок дела.
В целях осуществления оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.12. Выдача документов постоянного срока хранения во временное пользование в др угие подразделения доп ускается в исключительных сл учаях и производится с письменного разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа....

обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.

6. Подготовка дел к архивному хранению

6.1. Общие положения

6.1.1. Подготовка дел к архивному хранению включает в себя оформление дел и экспертизу ценности документов. 

6.1.2. Ответственность за полную и качественную подготовку дел к архивному хранению несут руководитель подразделения и делопроизводитель (секретарь). В случае необходимости к этой работе по усмотрению начальника подразделения могут быть привлечены другие сотрудники.

6.1.3. На архивное хранение передаются подлинники док уме нтов или их заверенные копии, а также регистрационно-учетные формы (картотеки, журналы) к ним. Дела передаются вместе с описями. 

6.1.4. Дела с док ументами со сроками хранения до 2-х лет последующему хранению не подлежат. Они хранятся до истечения срока хранения и учитываются по номенклатуре дел подразделения за соответствующий год. После этого документы подвергаются экспертизе практической ценности и уничтожаются с предварительным составлением соответствующего акта, утвержденного начальником подразделения.

6.2. Оформление дел 

6.2.1. Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке, который проводится секретарем или исполнителями документов.

Страницы: Пред. | 1 | ... | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | ... | 128 | След.

Еще статьи