Энциклопедия начинающего ресторатора от ЦТОП. Пособие для рестораторов и отельеров - страница 29

Энциклопедия начинающего ресторатора от ЦТОП. Пособие для рестораторов и отельеров


ЭТО МОЖНО ЗНАТЬ В ЛЮБОЙ МОМЕНТ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

З

начение и роль автоматизированных систем управления в успешности ведения ресторанно-развлекательного бизнеса в настоящее время многими рестораторами явно недооценивается. Даже в профессиональных стандартах [10], предложенных Федерацией Рестораторов и Отельеров, устанавливается «Иметь представление» о них только для менеджеров четвёртого уровня, занимающихся стратегией. Однако реальная практика работы показывает, что даже современный официант должен не только «иметь представление», но и работать с соответствующими средствами, конечно, на своём уровне. В этой связи главной задачей настоящего раздела ставится анализ состояния, возможностей и основ применения автоматизированных систем управления предприятиями ГиР.

Для её выполнения в разделе раскрывает основы применения информационных технологий в ресторанно-развлекательном бизнесе. Рассматривается их сущность и роль в управлении предприятием. Анализируется перечень управленческих задач, решение которых может быть эффективным только с применением системы автоматизации управления. Далее подробно обсуждаются их структура и приводятся конкретные примеры решения управленческих задач, решение которых легко и просто обеспечивается с помощью автоматизированной системы.


5.1.

...

ации управления. Далее подробно обсуждаются их структура и приводятся конкретные примеры решения управленческих задач, решение которых легко и просто обеспечивается с помощью автоматизированной системы.


5.1.

Вводные положения

Всякому мастеру, качественно выполняющему свою работу, нужен качественный высокоэффективный рабочий инструмент. Для современного управленца таковым, несомненно, является автоматизированная система управления. Действительно, как показано в подразделе 1.3, управление является полностью информационным процессом. Следовательно, своевременность, полнота, надёжность, релевантность, достоверность информации полностью определяют качество принимаемых решений и эффективность управления в целом.

Динамика современной жизни в целом и бизнеса в частности приводят к тому, что объёмы необходимой информации, поступающей за единицу времени к управленцу, резко возросли и продолжают увеличиваться. Исследования показывают, что зачастую на принятое решение влияет не более 10% поступившей информации. Остальное, на получение которого затрачены немалые средства, просто пропадает по причине невозможности человеческого мозга всё это обработать. Ну а информационная насыщенность процессов управления предприятием гостеприимства и развлечений в разы превосходит аналогичный показатель крупных промышленных предприятий. Это показано в подразделе 1.1. Единственным средством решения этой проблемы является применение Информационных технологий и реализующей их специализированной Системы автоматизации управления.

Однако следует иметь в виду, что эффективность применения автоматизации управления существенно зависит от степени готовности предприятия к её внедрению. А это удовлетворение требованиям, изложенным в подразделе 1.5, т.е. выполнение тех действий и работ, которые обсуждались в разделах 3 и 4. Это не значит, что неподготовленное должным образом внедрение не даст положительного эффекта в плане роста прибыльности предприятия. Отнюдь, но этот эффект будет в разы больше при сочетании отладки самой системы управления с применением информационных технологий. Повторимся, реализующая их автоматизированная система управления является высокоэффективным и в современных условиях ничем не заменимым инструментом для управленца.

Таким образом, огромные объёмы и многообразие информации, подлежащей учёту и своевременной обработке в системе Управленческого учёта предприятия ГиР, требуют применения современных информационных технологий. Только за счёт увеличения скорости оборота информации вследствие применения автоматизированной системы управления достигается увеличение объёма текущих оборотных средств до 25%. В Сетях предприятий, отдельные аспекты управления которыми обсуждаются в разделе 9, этот эффект ещё выше.

Ответ на вопрос — Зачем это нужно? — даёт элементарный и банальный пример. Он приводится в статье «Новые технологии: автоматизация ресторанного бизнеса» (Журнал «Все для магазина, ресторана, отеля, склада» № 2 (16), Апрель-Май 2002). Рассмотрим его в несколько переработанном и сокращённом виде.

Условия и решение задачи. Открывается среднего размера предприятие гостеприимства и развлечений на 50 посадочных мест. Ожидаемая величина среднего чека — 150 р. Время работы 12 часов. Среднюю наполняемость в течение дня примем равной 50%. Тогда средний оборот за день должен составить около 9000 р., за месяц, примерно 300000 р. Пусть маржа на продукцию кухни составляет 200% коэффициент наценки 3), на продукцию бара — 150% (коэффициент наценки 2.5). Прогнозируемое распределение продаж: 60% — продукция кухни, 40% — ассортимент бара. Следовательно, в среднем ожидаемый ежемесячный оборот будет примерно 180000 р. за счет кухни и 120000 р. за счет бара. Планируемые переменные затраты на закупку сырья составят примерно 97000 р. в месяц. Из них для кухни 55000 р. и для бара 42000 р. В технологические карты для бара и кухни заложена «экономия» сырья в 10%.

Персонал при отсутствии надлежащего контроля без труда реализует «сэкономленное» в свою пользу. Более того, практика показывает, что недостаточно эффективный контроль продаж позволяет персоналу реализовывать неучтенной продукции (приносят «своё») минимум на 20% от оборота. Следовательно, предприятие недополучит 54000 р. ежемесячного оборота и потеряет примерно 9000 р. затрат на закупке сырья для восполнения 10% несанкционированно проданного. Таким образом, реальная маржинальная прибыль составит 300000-97000-54000-9000 = 140000 р. в месяц вместо 300000-97000 = 203000 р., т.е. недополученная маржинальная прибыль за месяц составит 57000 р., а за год — 584000 р. Величины серьезные.

Как показывает опыт, так называемая воспитательная работа с персоналом в аспектах решения изложенной задачи мало что даёт. Нужно создать условия, исключающие саму возможность реализации описанных в задаче злоупотреблений. Решить такую проблему можно достаточно просто введением управленческого учёта на основе автоматизированной системы управления. Её стоимость для среднего предприятия составляет 150000-200000 р. Очевидно, эта сумма окупится в течение 3-6 месяцев только за счёт исключения условий для злоупотреблений, показанных в задаче. На самом деле аналогичных возможностей гораздо больше. Соответственно больше и недополучаемый доход или меньше срок окупаемости автоматизированной системы.

Теперь ответим на вопрос — Что это такое, автоматизированная система управления предприятием гостеприимства и развлечений? Для этого введём определение и сформулируем назначение.

Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) — это целенаправленно объединённая в единую систему совокупность технических и программных средств, обеспечивающая сбор, накопление, хранение и обработку информации по бизнес-процессам предприятия, а также автоматическое выполнение их отдельных подпроцессов. В контексте настоящей работы рассматривается предприятие Гостеприимства и Развлечений.

Исходя из введённого определения можно констатировать, что полнофункциональная автоматизированная система управления предприятиями ресторанно-развлекательного бизнеса предназначена для:

· автоматизации процессов управления предприятиями (сетями предприятий) гостеприимства и развлечений (рестораны, кафе, бары, пиццерии, бильярдные и другие клубы, боулинги, музыкальные гостиные, сауны, предприятия быстрого питания, комплексные развлекательные центры и другие комплексные предприятия в любом сочетании из перечисленного или сети таких предприятий);

· автоматизированной реализации основных бизнес-процессов отдельных предприятий и сетей (приёма и обслуживания гостей, контроля приёма и обслуживания гостей, контроля и анализа собственного производства и продаж, управленческого учёта и анализа, финансового планирования, логистического обеспечения, маркетинга, организации клубной работы с постоянными гостями предприятия, взаимодействия с контрагентами, работы с персоналом и др.).

Техническую основу АСУП составляют обычные и специализированные компьютеры, принтеры различного назначения, фискальные регистраторы, устройства управления электропитанием, устройства и компоненты, позволяющие объединить перечисленное выше в локальную вычислительную сеть (ЛВС). При автоматизации управления сетями территориально разнесённых предприятий ещё используются различные стандартные каналы связи информационных сетей общего пользования (телефонные, Интернет и т.п.).

А вот рынок программных продуктов, делающих указанную технику действительно автоматизированной системой управления и являющихся результатом интеллектуального труда, сейчас достаточно обширен. Поэтому определиться с выбором порой достаточно трудно. С другой стороны, такая ситуация создаёт конкурентную среду, стимулирующую быстрое расширение возможностей АСУ Предприятиями ГиР. Приведём некоторые характеристики рассматриваемого рынка.

Сразу отметим, что перечисленные выше технические средства во всех системах применяются одинаковые, в том смысле, что их производят одни и те же компании. Другое дело, что поставщик системы может закупать более дешёвое оборудование и, следовательно, более низкого качества. Поэтому перед её приобретением, если нет собственных знаний, по выбору типов оборудования целесообразно проконсультироваться у независимого специалиста.

Рынок же программных продуктов, которые устанавливаются на компьютеры и полностью определяют возможности системы в плане решения управленческих задач на предприятиях ГиР, в настоящее время достаточно обширен. Обобщающий анализ позволяет выделить 3 основных класса таких систем:

1. Полнофункциональные оригинальные системы. Полностью изначально разрабатывались для решения рассматриваемых профильных задач. Имеют полноценные АРМ для работы контактного персонала (Фронт-офис — см. словарь) и менеджеров (Бек-офис — см. словарь). Наиболее распространённым представителем данного класса является «R-keeper». Достоинства: функциональность; хорошо отработанная программа, поскольку существует на рынке с начала 90-х годов; обширная дилерская сеть в регионах; интегрирована с многими программными продуктами смежных областей (управление гостиницами, кинотеатрами и т.п.). Недостатки: высокие цены; не «перекрыты» многие каналы для злоупотреблений персоналом; недостаточно удобен Фронт-офис; слабо проработана составляющая обеспечения и поддержки лояльности гостей. Следующими представителями можно назвать «Tillypad» и «Эксперт». Достоинства и недостатки практически те же, что и у «R-keeper».

К этой же группе относятся программные продукты, предлагаемые на рынке ООО «Компания РСТъ». Это «РСТъ:Рестораторъ» и «РСТъ:Магнатъ». Достоинства: разработаны непосредственно в автоматизируемой среде, поскольку компания-поставщик входит в состав Холдинга, владеющего сетью предприятий ГиР; развитая система обеспечения и поддержки лояльности гостей (Клуб); удобная и простая в использовании система конструирования любых отчётов; удобный и лёгкий в освоении контактным персоналом Фронт-офис; относительно низкие цены. «РСТъ:Рестораторъ» поставляется в коробочной версии, установка которой не требует высокой квалификации в области информационных технологий. Кроме того, в комплекте продукта поставляются четыре книги, предоставляющие пользователю весь спектр необходимых знаний для подготовки предприятия к внедрению системы, подготовки к её установке, установки и эксплуатации. Система «РСТъ:Магнатъ» к настоящему времени не имеет на профильном рынке равноценных аналогов, предназначенных для автоматизации управления сетевыми предприятиями ГиР. Кроме обычного для таких систем функционала, она содержит модули операционного планирования деятельности предприятий, финансовый модуль для решения задач финансового планирования (бюджетирования) и репликацию данных. Это обеспечивает автоматизированное решение задач управленческого учёта и анализа как для отдельного предприятия, так и для весьма сложной сети территориально разнесённых предприятий. «РСТъ:Магнатъ» успешно эксплуатируется в КРЦ «Эдельвейс».

2. Системы, базирующиеся на известном программном продукте «1-С». Типовыми представителями класса являются: «Рарус-Общепит», «Астор», «Трактиръ» и некоторые другие. Наиболее сильным их достоинством, наследуемым от прародителя, является хорошо отработанная автоматизация бухгалтерского учёта. Поэтому на предприятиях, где именно он поставлен в основу информационного обеспечения управления, такие системы зарекомендовали себя достаточно хорошо. В остальном при соизмеримых ценах продажи они существенно уступают системам, перечисленным в первом пункте.

3. Программные продукты, заимствованные с запада. Типовым представителем класса можно назвать систему «Aloha». Не вдаваясь в подробности можно отметить их главный недостаток. Это наследование основных возможностей от прародителей. На западе автоматизируемые бизнес-процессы предприятий HoReCa организованы совсем иначе. Поэтому потребителю либо приходится перестраивать своё мышление под программный продукт, либо не пользоваться многими оплаченными возможностями системы.

Естественно, приведённый краткий анализ рынка не может претендовать на полноту даже в мизерном смысле. В целом же большинство представленных на рынке программных продуктов и, следовательно, поставляемых на их основе систем автоматизации, с той или иной степенью автоматизированности позволяют решать типовые управленческие задачи. Их краткий анализ приводится в следующем подразделе.


5.2. Задачи управления, решение которых обеспечивает автоматизированная система

Автоматизированная система обычно позволяет удобно, легко и просто решать следующие управленческие задачи:

1. Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки Земного шара при наличии доступа в Интернет. Она реализуется через предоставление удалённого доступа к информационным ресурсам сервера на предприятии. В «РСТъ:Магнатъ», где реализована репликация данных (см. словарь) она предоставляется через автоматизированное рабочее место (АРМ) на портативном компьютере пользователя. При этом обеспечивается возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена.

2. Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении постоянных и переменных расходов. Это достигается за счёт перекрытия большинства каналов для злоупотреблений персонала, повышения скорости оборота управленческой информации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат. Необходимы только разовые затраты на приобретение системы автоматизации, незначительные затраты на её эксплуатацию и последующая активная аналитическая работа с предоставляемой информацией.

3. Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, что отпадает необходимость в ряде управленческих должностей на предприятии, уменьшаются его потребности в контактном персонале. Имеются и некоторые другие возможности снижения постоянных затрат, например, с применением клубной подсистемы. Примеры таких решений приводятся в подразделе 5.8 и в разделе 8.

4. Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. При этом обеспечивается многообразие и удобство форм представления информации — тексты, таблицы, графики, видео и др. Такая возможность реализуется для текущего состояния бизнеса (складывающегося на данный момент), за абсолютный период (от даты до даты), за относительный период (например, за прошедшую неделю независимо от даты её начала). Во всех этих режимах наблюдаются величины и анализируются тенденции изменения любых финансовых и нефинансовых показателей, характеризующих деятельность предприятия. В системе «РСТъ:Магнатъ» это возможно как за Сеть предприятий в целом, так и с раскладкой по отдельным бизнес-центрам, за каждый бизнес-центр в отдельности, по однотипным точкам продаж за сеть в целом или за отдельное предприятие сети. В отдельных случаях информация учитывается и накапливается даже вплоть до отдельного посадочного места за столиком. Такими показателями, например, являются:

· выручка с возможностью разложения по соответствующим центрам финансовой ответственности (центры доходов);

· состояние складов в натуральном и денежном выражении;

· информацию о снижении складских запасов ниже минимально допустимого уровня по отдельным номенклатурам и группам продуктов и товаров;

· величина маржинальной прибыли;

· величина операционной прибыли;

· величины расходов в целом или структурированные по видам и/или центрам финансовой ответственности (центры затрат);

· состояние зала (залов) на текущий момент с возможностью подключения к системе видеонаблюдения, если она установлена;

· величина персонифицированного вклада в выручку каждого сотрудника или персонифицированная раскладка затрат для анализа их эффективности;

· и многое другое.

5. Увеличение объёма оборотных средств и повышение скорости их оборота. Это достигается, в частности, за счёт оптимизации складских запасов. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам и номенклатурам продуктов, товаров, материалов и в последующем строго контролировать их остатки. Это предоставляет возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства.

6. Ведение полноценного управленческого учёта и анализа. Это позволяет реально наблюдать, где, сколько, на что и кто тратит финансовые средства, вырабатывать и реализовывать меры по минимизации затрат. Управление расходами, краеугольный камень Управленческого учёта и основа повышения прибыльности предприятия. Постатейное структурирование переменных и постоянных расходов, автоматически учитываемых в Системе, позволит цивилизованно на современном уровне управлять ими. Затраты при ведении бизнеса неизбежны, но они не должны быть больше, чем необходимо.

7. Проведение маркетинговых исследований путём объективного определения ряда необходимых для эффективной маркетинговой деятельности предприятия показателей в едином информационном пространстве системы. В частности, это:

· величина потока гостей за период (обеспечивает: проведение статистических исследований и определение показателей наполняемости предприятия по дням недели и календарным периодам; оценку эффективности работы руководителя предприятия по привлечению гостей и др.);

· количество постоянных гостей с раскладкой по установленным на предприятии группам и категориям (позволяет оценивать функционирования системы обеспечения и поддержки лояльности гостей и эффективность работы менеджера, ответственного за персональную работу с ними);

· величина среднего чека на заказ (даёт возможность персонифицировано определить эффективности работы контактного персонала);

· величина среднего чека на гостя (позволяет оценить целевую аудиторию гостей предприятия по уровню доходов, что в последующем даёт возможность целенаправленно планировать маркетинговые мероприятия для её изменения или усиления).

8. Своевременное выявление «узких мест» в операционной деятельности предприятия, выработка и реализация эффективных управленческих решений по соответствующему совершенствованию бизнеса, предотвращению злоупотреблений и т.п. Это обеспечивается возможностью в реальном времени получать любую информацию о деятельности предприятия с помощью конструктора отчётов.

9. Осуществление объективного финансового, операционного и маркетингового планирования деятельности предприятия или сети предприятий в целом и по отдельным предприятиям на любой горизонт от дня до года и более.

10. Обеспечение всесторонней автоматизации процессов управления сетью территориально разнесённых предприятий, отдельным унитарным или комплексным предприятием. Это достигается за счёт полноценного информационного обеспечения управления. Система позволяет всегда видеть: что произошло, почему и чьи действия к этому привели вне зависимости от расстояний и противодействия недобросовестного персонала.

11. Привлечение и мотивация гостей, управление персоналом и т.п. на основе объективных данных из встроенной системы обеспечения и поддержки их лояльности и других инструментов системы. В условиях усиления конкуренции возможность автоматизированного решения такой задачи приобретает особый смысл.

12. Выработка стратегии развития бизнеса на основе объективных данных. Таковыми, например, являются результаты статистических исследований содержания и тенденций изменения основных финансовых показателей операционной деятельности предприятия.

13. Увеличение стоимости бизнеса с минимальными затратами. Это достигается за счёт получения долговременных трудно преодолимых конкурентных преимуществ путём создания наиболее «продвинутой» по уровню и качеству системы управления. Отлаженное на её основе управление увеличивает стоимость бизнеса многократно вследствие действия синергетического эффекта.

14. Поддержка гибкой настройки и перенастройки автоматизированной системы управления под нужды и особенности конкретного предприятия или сети предприятий и при изменении их конфигурации.

15. Быстрое наращивание возможностей системы управления по мере расширения бизнеса или потребностей предприятия. Как показывает практика, такая необходимость возникает довольно часто. Принципы модульного построения соответствующих программных продуктов позволяют легко решать эту задачу.

16. Обеспечение гарантированной безопасности информации о деятельности предприятия. Это достигается многоконтурностью реализованных решений. Во-первых, в общесистемном плане это гарантии всемирно известных производителей используемых программных компонентов. Во-вторых, это гарантии связных провайдеров при управлении территориально разнесённой сетью предприятий. В-третьих, система не является фискальной, поскольку изначально разработана для управленческого учёта и анализа. Однако, при желании потребителя, к ней без проблем могут быть подключены фискальные регистраторы со всеми вытекающими отсюда последствиями. В-четвёртых, в ней обычно предусмотрены возможности вести Управленческий учёт по нескольким иниям, что придаёт известную гибкость в распоряжении информационными ресурсами. В-пятых, встроенная многофункциональная и гибкая в настройке подсистема разграничения доступа позволяет строго «дозировать» доступ сотрудников к информации.

17. Решение множества других управленческих задач повышения доходности и приобретения (усиления) конкурентных преимуществ предприятия на основе использования современных информационных технологий.

Для решения перечисленных задач автоматизированная система должна обладать определённым составом и взаимосвязями элементов. Представление об этом читатель получит из последующих подразделов. В них кратко рассматриваются общая, функциональная и информационная структуры автоматизированной системы управления унитарными предприятиями ГиР и её особенности при автоматизации управления сетью таких предприятий.


5.3. Общая структура автоматизированной системы правления

Общая структура автоматизированной системы управления унитарным предприятием ГиР представлена на рис. 5.1. Она отражает компоненты её технического оборудования, программного обеспечения и взаимосвязи между всеми этими компонентами. Они на схеме, образно говоря, «привязаны» к основным бизнес-процессам предприятия и включает (по номерам на рисунке в кружочках слева направо сверху вниз):

1. POS-принтеры матричной или термопечати на точках производства. Подключаются к компьютерам ближайших по расположению автоматизированных рабочих мест (АРМ) контактного персонала (точек продаж). Используются для печати заданий на производство заказанных гостями блюд (кухня), блюд, напитков и товаров (бар) и услуг.

2. Кабельные соединения POS-принтеров и другого дополнительного оборудования непосредственно с компьютерами.

3. АРМ контактного персонала на точках продаж. Оборудуются на базе специализированных POS-терминалов моноблоков с сенсорным экраном монитора (рекомендуется) или на базе обычных компьютеров. Используются, например, моноблоки производства фирмы Posiflex моделей TP6015, TP5815.

4. АРМ менеджеров логистики и складских работников. Используется обычные компьютеры, соответствующие техническим требованиям Системы. Аналогичными АРМ оборудуются менеджеры, руководящие реализацией других бизнес-процессов в том случае, если такие представлены на предприятии.

5. POS-принтеры матричной или термопечати на точках продаж. Подключаются непосредственно к компьютерам АРМ контактного персонала. Используются для печати чеков (предчеков, счетов) при расчётах с гостями и печати некоторых отчётов.

6. Дополнительное оборудование для автоматического управления электропитанием (например, светом над бильярдными столами или в иных случаях). Обычно используются коммутируемые реле типа «KE-Mitek» или «ICPcon».

7. Фискальный регистратор. Подключается непосредственно к компьютерам АРМ через последовательный порт с помощью поставляемых в комплекте кабелей. Система «умеет» работать с принтерами, совместимыми с наборами команд принтеров фирм Spark и Штрих.

8. Сервер. Выделенный компьютер, где хранятся и обрабатываются все данные по операционной деятельности предприятия. Устанавливается в офисе с максимально возможными ограничениями физического доступа к нему со стороны персонала.

9. АРМ менеджеров управления предприятием. Используется обычные компьютеры, соответствующие техническим требованиям к оборудованию Системы.

10. Кабельные соединения локальной компьютерной сети Ethernet с пропускной способностью 100Mbps. Прокладывается с использованием кабеля «витая пара» (UTP-5cat).

11. Коммутатор локальной сети. Обеспечивает информационное взаимодействие элементов одной локальной сети или нескольких локальных сетей между собой.

Страницы: Пред. | 1 | ... | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | ... | 41 | След.

Еще статьи