Кодекс деловой этики сотрудника - страница 7

Кодекс деловой этики сотрудника

Пример звонка:

Секретарь:: «Добрый день Компания «ВТСП» диспетчер Наталья».

Звонящий: «Добрый день, с кем можно поговорить по вопросам поставок для Вашей компании?»

Секретарь: «Сейчас я Вас соединю с менеджером по закупке … Как Вас представить?»

Звонящий: ООО…….Ольга.

Соединение: Новый поставщик ООО…..Ольга.

· Выяснить является ли актуальным данный звонок для сотрудника и только получив согласие положить трубку.

При отказе или отсутствии сотрудника на рабочем месте необходимо:

1. Попросить перезвонить позже.

2. Переключить на взаимозаменяемого сотрудника или на начальника отдела;

3. Оперативно записать всю информацию, адресованную сотруднику и контактную информацию звонящего, после чего перезвонить сотруднику на мобильный и сообщить о важном звонке;

4. При поступлении звонка от VIP клиента, соединить на мобильный телефон сотрудника, в случае отсутствия на рабочем месте.

2. Осуществление исходящих звонков:

    • При запросе от сотрудника соединить с указанным номером, предупредить о результатах в течение 3 минут после запроса.

    3. Прием и отправка факсов:

      • Отправлять документацию по факсу необходимо, при запросе сотрудника уточнив телефон и имя адресата, и в течение какого времени нужно отправить данный документ;
      • При отправлении факса уточнить и зарегистрировать в журнале имя и должность принявшего факс.
      • Оперативно ...

        • Отправлять документацию по факсу необходимо, при запросе сотрудника уточнив телефон и имя адресата, и в течение какого времени нужно отправить данный документ;
        • При отправлении факса уточнить и зарегистрировать в журнале имя и должность принявшего факс.
        • Оперативно передать любую поступающую информацию сотруднику, которому она была направлена.
        • При отсутствии сотрудника необходимо уточнить дальнейший путь документа у его непосредственного руководителя.

        4. Регистрация:

        · Регистрировать всю входящую и исходящую документацию/факсы (коммерческие предложения, счета, письма, и т.д.);

        · Вести учет всех входящих и исходящих звонков сотрудников с указанием контактной информации: название компании, номер телефона, имя звонившего;

        · Вся входящая и исходящая документация должна храниться у секретаря в течение 6-ти месяцев. В случае невозможности оставить оригинал сотрудник секретарь делает ксерокопию.

        5. Замена на время отсутствия:

          • Секретарь несет административную ответственность за отсутствие на рабочем месте.
          • Запрещается оставлять свое на рабочее место без предупреждения, соответствующей замены на время отсутствия либо переключения городских звонков на отдел продаж.
          • На время отсутствия обязанности секретаря исполняет назначенный сотрудник, который несет полную ответственность за не соблюдение вышеуказанных правил.

          В случае, если городской звонок поступает не на секретаря, любой сотрудник компании обязан выполнять п.1 выше обозначенного алгоритма действия секретаря.

          Каждый сотрудник компании должен соблюдать общекорпоративную политику общения по телефону.

          · Недопустимо игнорирование телефонных звонков: не позднее четвертого звонка должен следовать ответ. В случае, если сотрудник, у которого звонит телефон, обслуживает присутствующего клиента, на телефонный звонок должен ответить кто-то из коллег.

          · Отвечая на телефонный звонок, необходимо вежливо поздороваться, произнести название отдела, представиться. Телефонные переговоры должны вестись громким четким голосом, речь должна быть внятной, доброжелательной.

          · При общении с клиентом всем сотрудникам компании необходимо соблюдать рекомендации по телефонному общению, которые приведены ниже.

          Страницы: Пред. | 1 | ... | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ... | 15 | След.

          Еще статьи